1. Revisar el sistema de reembolso de gastos de viaje y las políticas de tu empresa.
Puede que tengas que traer de vuelta todos tus recibos para que la empresa te devuelva todo el dinero gastado durante el viaje. También es bueno saber el límite diario de gastos que incluyan comida o actividades. Igualmente es posible que tu empresa pueda tener una tarjeta de crédito corporativa que se puede utilizar, de modo que evites pagar todo en efectivo.
2. Obtener todos tus documentos de viaje juntos, especialmente para los viajes internacionales.
Esto incluye tu pasaporte si viajas fuera del país, tu vuelo, tickets de autobús o de tren y el itinerario. Además, puede haber otras cosas específicas del lugar al que estás yendo que necesitas hacer con mucha antelación, como la vacunación obligatoria.
3. Hacer las reservas y los arreglos de viaje necesarios.
Si eres responsable de encontrar y reservar tu alojamiento de viaje, asegúrate de hacerlo con anticipación. Los hoteles pueden ocuparse rápidamente, especialmente si hay una conferencia muy popular sucediendo en el área. ¿Qué haces si no encuentras hoteles?, reservar un departamento pequeño o una habitación en la casa de un conocido también es una opción.
4. Desarrollar un itinerario y tomar notas de información de contacto importante.
Con el fin de mantenerte organizado es importante reunir todos los registros, la información y el calendario de todos los aspectos de tu viaje. Esto incluye información importante, como los tiempos y números de vuelo, cuando es el check-in y check-out del alojamiento, si te alcanza el tiempo para comer algo llegando a tierra, cómo te vas a trasladar desde el aeropuerto hasta tu hotel y si necesitas alquilar un auto para moverte por la ciudad. Compartir estos datos con alguien querido o con la empresa es importante en caso hay alguna emergencia.
5. Obtener la moneda adecuada antes de salir.
Cuando llegas a un destino fuera del Perú y necesitas tomar una movilidad (muchas veces un taxi) para entrar a la ciudad, lo más probable es que tengas que realizar el pago en efectivo. No llevar dinero en moneda local puede convertirse en un dolor de cabeza. El cambio de moneda es siempre más caro en los aeropuertos. Procura tener efectivo también en caso quieras dejar alguna propina.
6. Asegurarse de tener una tarjeta de crédito que funcione.
A algunos les resulta más cómodo y seguro moverse con poco dinero en la billetera. Consulta con tu banco si es posible el uso de tu tarjeta de crédito al destino internacional al cual te diriges. Por otro lado, es muy útil saber los números internacionales a los cuales llamar si se te extravía o te roban esta tarjeta.
7. Escribe una lista de cosas que llevas en la maleta.
Hazla con una semana de anticipación para que tengas tiempo de pensar en todos los detalles y de comprar lo que te falta. Esto ayuda a que no te olvides de nada importante y el viaje sea un éxito (¡o evites gastar dinero extra porque te olvidaste la ropa interior!). Ahora hay aplicaciones que te facilitan esta tarea.
8. Planea algunas actividades extra.
El ir en un viaje de negocios debe centrarse principalmente en los objetivos de la empresa, pero puede ayudar a la productividad, sobre todo en viajes más largos, dejar una ventana de tiempo para recargar las baterías. Trata de planear algunas pequeñas cosas que hacer, como tomar un pequeño recorrido por la ciudad o distraerte dentro de las facilidades del hotel si es que salir es complicado. Son grandes maneras de eliminar el estrés y de estar a tu nivel óptimo.
